لا ينبغي أن تكون إدارة العمليات في الرعاية الصحية نهجًا واحدًا يناسب الجميع، بل يجب أن تكون مصممة وفقًا لاحتياجات كل عيادة. على سبيل المثال، من المحتمل أن يكون لوحدة العناية المركزة ومنشأة رعاية المسنين عمليات يومية مختلفة تمامًا. ولكن بغض النظر عن الاختلافات، فإن إدارة العمليات في الرعاية الصحية تتلخص دائمًا في تحسين العمليات وسير العمل من أجل زيادة الإنتاجية وتحسين تجربة المريض. تتطلب إدارة العمليات في الرعاية الصحية تخطيطًا وهيكلة دقيقين لأنها صناعة تتعامل مع صحة الشخص.
لذلك، دعنا نتعمق ونلقي نظرة على بعض النصائح الرائعة لإدارة العمليات لتحسين الإنتاجية وتجربة العملاء في عيادتك أو ممارستك الطبية.
في مجال الرعاية الصحية، يمكن تعريف إدارة العمليات على أنها تنظيم عمليات وأنشطة العمل اليومية للمنشأة وتشغيلها والإشراف عليها. الهدف من إدارة العمليات هو زيادة تجربة العملاء والإنتاجية. لذلك، تتمثل مهمة مدير العمليات في الإشراف على العمليات المختلفة في منشأة الرعاية الصحية وتحسينها، مما يجعل المؤسسة أكثر كفاءة.
تندرج العديد من أنواع إدارة العمليات المختلفة ضمن هذه الفئة، اعتمادًا على هيكل المنشأة: إدارة رعاية المرضى، والإدارة المالية، والإدارة الإدارية، والإدارة القانونية، وإدارة الموظفين، إلخ.
يفيدك أيضًا الإطلاع على: السجل الصحي الإلكتروني EHR
إدارة رعاية المرضى هي الجانب الطبي لإدارة العمليات، وهي تستلزم الاهتمام بتحليلات الرعاية الصحية، وإدارة المخاطر، وتوحيد البروتوكولات، والالتزام بالأدوية، والمهام المماثلة. في النهاية، هدف مدير رعاية المرضى هو تحسين نتائج المرضى.
تستلزم إدارة الموظفين جدولة الموظفين، والتوظيف، والتأهيل، وبرامج التدريب والتطوير، وقياس وتحسين إنتاجية الموظفين، وما إلى ذلك. الهدف من إدارة القوى العاملة هو تغطية المنشأة دائمًا، وضمان توفر المهنيين الطبيين.
وفقًا لجمعية الزملاء الطبيين الأمريكيين (AAMC)، بحلول عام 2033، يجب أن تتوقع الولايات المتحدة نقصًا كبيرًا في الأطباء – في أي مكان من 54100 إلى 139000. ديفيد ج. سكورتون، العضو المنتدب والرئيس والمدير التنفيذي لشركة AAMC:
“أصبحت الفجوة بين طلبات الرعاية الصحية المتزايدة في البلاد وتزويد الأطباء للاستجابة بشكل مناسب أكثر وضوحًا مع استمرارنا في مكافحة جائحة COVID-19. التحدي المتمثل في الحصول على عدد كافٍ من الأطباء لخدمة مجتمعاتنا سوف يزداد سوءًا مع استمرار نمو سكان البلاد وتقدمهم في العمر “.
تؤكد تنبؤات النقص هذه على أهمية وجود تدفقات عمل ذات جودة عالية في مجال الموارد البشرية وعملية إدارة ممتازة للموظفين في مجال الرعاية الصحية.
هذا النوع من إدارة العمليات يهتم بالتكاليف والمصروفات مقابل الإيرادات. عمليات الإدارة المالية ضرورية أيضًا للتخصيص المناسب للأموال في جميع الإدارات. وبطبيعة الحال، هذه هي الطريقة التي نقيس بها إنتاجية منشأة الرعاية الصحية.
في هذا النوع من إدارة العمليات، لدينا عادةً أشياء مثل إدخال البيانات وتخزينها، والتقاط السجلات الصحية الإلكترونية للمرضى، وتحديد المواعيد، وتنسيق العمليات وسير العمل عبر الأقسام، وما إلى ذلك. غالبًا ما تندرج عمليات مثل تحسين تدفق المريض ضمن هذه الفئة. الهدف الأساسي للإدارة الإدارية هو جعل المنظمة أكثر رشاقة وتنظيمًا.
الإدارة القانونية هي مجال العمليات الذي يضمن امتثال مرفق الرعاية الصحية ويعمل وفقًا لأفضل الممارسات والقواعد واللوائح. تهتم الإدارة القانونية أيضًا بقوانين العمل وقوانين العمل.
عادةً ما يقع الامتثال لقانون HIPAA أيضًا تحت الإدارة القانونية. HIPAA (قانون نقل التأمين الصحي والمساءلة) هو قاعدة خصوصية تعمل على توحيد المعايير وتنظيم التقاط المعلومات الصحية للمرضى وحمايتها وتخزينها مثل سجلاتهم الطبية. تعتبر سرية المريض وخصوصية البيانات أمرًا ضروريًا في الرعاية الصحية، لذا تأكد من امتثال عيادتك لجميع القواعد واللوائح اللازمة.
يفيدك أيضًا الإطلاع على: EHR vs EMR | الفرق بين السجل الطبي الالكتروني EMR والسجل الصحي الالكتروني EHR
يتعين على مديري العمليات التوفيق بين الكثير في وقت واحد. وظيفتهم حيوية لكل قسم. فيما يلي بعض التحديات الشائعة لإدارة العمليات في مجال الرعاية الصحية.
تحتاج جميع المشكلات المذكورة أعلاه إلى تحليل دقيق وتخطيط ووضع إستراتيجيات وإجراءات لحلها. لحسن الحظ، توجد نصائح يمكن أن تساعد في ذلك.
تذكر أن منصة عيادة تقدم الكثير من الخدمات المجانية المميزة لك:
خدمات الأطباء والعيادات:
- توفير ملف (حساب) خاص لكل مريض به كافة معلوماته الصحية و الأدوية التي يتناولها في صورة أكواد، مع إمكانية التحديث المستمر للتاريخ المرضى عن طريق بقية الأطباء والمعامل في مختلف التخصصات عند زيارته لهم.
- إمكانية إضافة استشارة جديدة إلى ملف المريض، و التي تقوم بتحديث تلقائي لقائمة الأمراض والأدوية والتاريخ المرضى المختصر.
- معرفة كل تفاصيل حالة المريض من حيث الأمراض التي يعاني منها، الأدوية التي يتناولها، الأشعة و التحاليل التي أجراها، مع وجود تاريخ مختصر فى أول صفحه لأهم المعلومات بالملف وتشمل الحساسية والأدوية المتكررة والأمراض المزمنة.
- عند إضافة الاستشارة، منصة عيادة تعطي الطبيب إمكانية طباعة الروشتة بتصميم عصري،مع وجود هوامش لبيانات الطبيب والتصميم الخاص به.
- ظهور الطبيب في محرك البحث الخاص بالموقع والذى توفر دعاية مجانية للطبيب.
- إمكانية التواصل مع المرضى عن طريق الرسائل، وكذلك إمكانية التحكم فى صلاحية المريض للمراسلة.
إذا كنت تريد التسجيل كطبيب يمكنك التسجيل من هنا
خدمات للمستشفيات:
- توفير حساب خاص بكل مستشفى أو قسم داخلي يشمل كل الأطباء وأخصائي الأشعة والتحاليل داخله.
- تسهيل التواصل بين المستشفى والمريض عن طريق الرسائل من خلال المنصة.
- ظهور المستشفى في محرك بحث المنصة.
إذا كنت تريد التسجيل كمستشفي يمكنك التسجيل من هنا
تتبع إدارة العمليات كخط عمل هيكل مماثل في جميع الصناعات. ومع ذلك، نظرًا لحساسية أنشطتهم اليومية، يجب على مرافق الرعاية الصحية أن تصممها خصيصًا لتلبية احتياجاتهم. فيما يلي بعض النصائح القيّمة لإدارة العمليات لتحسين الإنتاجية وتجربة العملاء في مجال الرعاية الصحية:
يجب أن يبدأ كل مدير عمليات بإجراء تحليل فجوة لجميع الإدارات والعمليات داخل مؤسسة الرعاية الصحية، لمعرفة كيفية تحسين الأمور وتحسينها.
على سبيل المثال، هل نظام التذكير بالمواعيد الخاص بك فعال، أم أن الموظفين يقضون وقتًا طويلاً جدًا على هذه المهمة في القيام بذلك يدويًا؟ هل يتغيب المرضى عن المواعيد؟ إذا رأيت أن هذه مشكلة، فسيتمثل أحد الحلول الممكنة في أتمتة تذكيرات المواعيد والجدولة لتوفير بعض الوقت بين يدي موظفك.
لإجراء تحليل ثغرات شرعي وجدير بالثقة، عليك التأكد من أنه صحيح وغير متحيز. هناك نوعان من المبادئ التي يجب اتباعها:
فيما يلي بعض المجالات المستهدفة للتركيز عليها ومراجعتها في عيادتك:
عادةً ما تحاول إدارة العمليات تحقيق التوازن بين إنتاجية الموظفين وجودة المريض وفعالية التكلفة والتوزيع. لذلك، حدد المقاييس الصحيحة وابدأ في جمع البيانات. بعد ذلك، قم بتحليل هذه البيانات لمعرفة العمليات غير الفعالة في مرفق الرعاية الصحية الخاص بك والتي يجب تحسينها.
الغرض من إجراء تحليل شامل للفجوات هو تحويل منشأتك إلى منظمة أكثر مرونة وديناميكية يمكنها النمو والتكيف في صناعة إصلاحية مثل الرعاية الصحية.
اليوم، نحن نتمتع بالتقنيات المتقدمة التي يمكن أن تمنح عيادتك الصحية دفعة كبيرة وتحسين أو أتمتة العديد من العمليات. الرعاية الصحية هي صناعة إصلاحية، وتدخل التكنولوجيا والبيانات الضخمة لحل العديد من أوجه القصور.
نتيجة للابتكارات التكنولوجية، يمكننا اليوم الاستمتاع بفوائد برامج إدارة المستشفيات. أو يمكننا تحميل مستندات حساسة في السحابة والتعاون مع أعضاء الفريق الآخرين في الوقت الفعلي.
يمكن أن تساعدك مثل هذه الأدوات في كثير من الأحيان في توفير النفقات لأنها حل أكثر فعالية من حيث التكلفة من دفع تكاليف إضافية للعمل اليدوي. عندما نتحدث عن إدارة العمليات في مجال الرعاية الصحية، هناك قلق كبير يتمثل في خفض التكاليف مع الحفاظ على الأداء أو تحسينه. هذا يعني أن الأتمتة والبرامج يجب أن تكون أفضل أصدقاء لك.
سيساعدك تنفيذ السجلات الصحية الإلكترونية أو السجلات الطبية الإلكترونية في التقاط البيانات وتبسيط جميع سجلات المرضى في مكان مركزي واحد. سيؤدي استخدام السجلات الطبية الإلكترونية إلى تحسين رعاية المرضى لأنه سيخزن التاريخ الطبي بأكمله في مكان واحد، ومتاح لجميع المهنيين الطبيين لتقييمه قبل العلاج.
يفيدك أيضًا الإطلاع على: السجل الطبي الالكتروني EMR
في العلاج الطبي ورعاية المرضى، يجب أن تحاول العيادات أيضًا مواكبة أحدث التطورات وخيارات العلاج بالقدر الذي تسمح به ميزانيتها.
على سبيل المثال، يدرك الخبراء في الوقت الحاضر إمكانات تقنيات مثل الواقع المعزز في الرعاية الصحية وكيف يمكنهم تحسين رعاية المرضى والنتائج. باستخدام الواقع المعزز، يمكنك مساعدة المرضى على فهم أجسامهم بشكل أفضل، وإجراء تشخيص أفضل، وشرح دواء جديد بطريقة يسهل فهمها، وحتى الحصول على المساعدة في العمليات الجراحية.
مثال آخر على تحسين تجربة المريض مع التكنولوجيا هو التطبيب عن بعد. بفضل العديد من الأدوات التي تسمح بمراقبة المريض عن بُعد والاستشارة، يمكننا الآن الاستمتاع بالفوائد العديدة للرعاية الصحية عن بُعد.
ومن الأمثلة الأخرى على التكنولوجيا التي تعمل على تحسين رعاية المرضى، الشاشات عن بُعد، والأجهزة القابلة للارتداء، والواقع الافتراضي (VR)، والذكاء الاصطناعي (AI)، وما إلى ذلك، سيؤدي استخدام هذه الأدوات في ممارستك الطبية إلى أتمتة العديد من العمليات، والأهم من ذلك، تقليل فرص العلاج الطبي غير المقصود (أخطاء).
عندما نتحدث عن إدارة الموارد في مجال الرعاية الصحية، فإننا نشير إلى أشياء مثل المهنيين الطبيين، والمعدات، والإمدادات، والأدوات، والأدوية، والأجهزة القابلة للزرع، وما إلى ذلك.
إن وجود إدارة كافية للموارد، لا سيما بالنظر إلى ندرة الإمدادات المذكورة أعلاه ورأس المال البشري، يعني ضمان وجود تغطية كافية دائمًا. لا يمكن لمتخصصي إدارة العمليات ترك رعاية المرضى تتأثر بالتخطيط غير السليم للموارد.
عندما يكون هناك تفشي وبائي يؤثر على الجميع على مستوى العالم، هناك حاجة إلى العاملين في مجال الرعاية الصحية والمتخصصين الطبيين أكثر من أي وقت مضى. كشف Covid-19، عن غير قصد، عن العديد من أوجه القصور في إدارة عمليات مؤسسات الرعاية الصحية، وكان من بينها تغطية الموظفين غير الكافية أو غير متوفرة.
الرعاية الصحية صناعة حساسة حيث تحظى تغطية الموظفين، وخاصة المهنيين الطبيين، بأهمية قصوى. فالحياة تعتمد على ذلك، فلا يجب أن يكون هناك أي هامش للأخطاء.
لسوء الحظ، فإن التخطيط وجدولة مناوبات الموظفين لضمان التغطية المناسبة في جميع الأوقات يمكن أن يكون مضيعة للوقت، ويمكن أن يمنعك من التركيز على ما يهم حقًا – رعاية المرضى. بالإضافة إلى ذلك، يمكن أن تؤدي جدولة ورديات موظفيك يدويًا إلى حدوث خطأ بشري لا مفر منه.
لتوفير المزيد من الوقت على يديك لتكريسه للمرضى، يمكنك تجربة استخدام برنامج جدولة الرعاية الصحية الذي سيساعدك على تبسيط جداول الموظفين وتبسيطها والتأكد من حصولك دائمًا على تغطية، حتى في حالات الإلغاء في اللحظة الأخيرة.
تقع إدارة سلسلة التوريد (SCM) أيضًا تحت مسؤوليات مدير العمليات. تشارك العديد من الأطراف في عملية SCM التقليدية – الشركة المصنعة، والمورد، والموزع، ومؤسسة الرعاية الصحية، وبالطبع العملاء النهائيون أو المرضى.
يعد تحسين الخدمات اللوجستية للإمداد أمرًا في غاية الأهمية في مجال الرعاية الصحية، حيث يمكن أن تكون هذه الإمدادات منقذة للحياة وحساسة للوقت. بالإضافة إلى ذلك، فإن وجود لوجستيات فعالة وأكثر وضوحًا من النقطة أ إلى النقطة ب يعني غالبًا تقليل التكلفة والوقت لوصول الإمدادات. نتيجة لذلك، يمكنك تحسين إنتاجية عيادتك وتجربة العملاء في نفس الوقت.
بصفتك مديرًا للعمليات في العيادة، فإن ضمان تغطية الإمدادات الكافية يمكن أن يعني في كثير من الأحيان تخصيص النفقات بشكل استراتيجي وتحديد الأولويات في جميع الأقسام المختلفة. إذا كانت الميزانيات تمثل مشكلة، فسيتعين على المدير التأكد من عدم وجود قسم واحد يبتلع الأموال غير الضرورية بينما يفتقر قسم آخر إلى الضروريات.
يفيدك أيضًا الإطلاع على: برنامج إدارة المستشفيات | المميزات والخصائص
بالطبع، تعد إدارة العمليات الفعالة ضرورية لزيادة إنتاجية الموظفين وخفض التكاليف، ولكن لا تنسَ الحفاظ على تركيزك على مرضاك وعملائك في جميع الأوقات.
ستهتم العيادة الجيدة دائمًا بالمرضى أولاً وتقدم أفضل رعاية ممكنة لتحسين النتائج. لذلك، يجب أن تهدف العديد من جهود الإدارة التشغيلية إلى تحسين رعاية المرضى وتجربة العملاء.
عندما نتحدث عن تجربة العملاء، من المهم ملاحظة أن هذا لا يقتصر فقط على الزيارات الشخصية، ولكن كل تفاعل فردي له مع عيادتك. على سبيل المثال:
إذا لم تتمكن من الإجابة على أسئلة مثل هذه، فلا يمكنك معرفة الخطوة التي تحتاج إلى إصلاح في رحلة العميل. اعمل مع موظفيك من الأقسام المختلفة للعثور على هذه الإجابات. وإذا كنت بحاجة إلى مزيد من المعلومات حول رغبات العملاء واحتياجاتهم، فلا تتردد في طلب التعليقات. اسألهم عما يريدون مختلفًا أو ما الذي يجعل زيارتهم أو تواصلهم أكثر متعة.
بالإضافة إلى ذلك، انتبه إلى التجربة الرقمية لمرضاك. فيما يلي بعض النصائح لمساعدتك على تحسين مظهر منشأتك عبر الإنترنت ورحلة العميل:
أخيرًا وليس آخرًا، يعتمد نجاح وإنتاجية ممارستك بشكل كبير على مدى مشاركة موظفيك.
وفقًا لبحث أجرته مؤسسة غالوب على 200 مستشفى:
“… النتيجة الرئيسية هنا هي أن مشاركة الممرضات هي المؤشر الأول لتباين معدل الوفيات عبر المستشفيات. إن الالتزام والمشاركة العاطفية للممرضات في طاقم العمل أكثر أهمية من أعدادهم”.
لذا، فإن مشاركة الموظفين أكثر أهمية في الرعاية الصحية لأنها يمكن أن تؤثر حرفيًا على نتائج المرضى ومعدلات الوفيات.
هناك العديد من الاستراتيجيات المختلفة التي يمكن لمديري العمليات استخدامها لإشراك العاملين في مجال الرعاية الصحية، مثل:
استثمر في التعلم المستمر لموظفيك واجعلهم يطورون معارفهم. يعد التطوير الوظيفي عاملاً هائلاً في مشاركة الموظفين ومعدلات الاحتفاظ بهم، والشركات التي تدرك أن ذلك يظهر زيادة هائلة في الإنتاجية.
استنادًا إلى رؤى McKinsey، تعد رعاية ثقافة التعلم والاستثمار في موظفيك أمرًا ضروريًا لدفع الأعمال التجارية إلى الأمام. وفقًا لماثيو سميث، كبير مسؤولي التعلم بشركة ماكينزي:
“هناك دور كبير تلعبه المنظمات في تحديد سياق وثقافة التعلم. مثل العديد من الأشياء، يبدأ الأمر من الأعلى، ويبدأ بوجود رئيس تنفيذي أو قائد كبير يقدّر التعلم ويتحدث عنه بنشاط كبير”.
عندما يؤدي أحد أعضاء الفريق أداءً جيدًا بشكل لا يصدق، لا تنسَ أن تُظهر له التقدير والاحترام. يمكن أن يكون للقيام بذلك تأثير إيجابي حقًا على مشاركة الموظفين وتحفيزهم على التفوق في وظائفهم. لذلك، قم بتطوير برنامج تقدير كبير للموظفين وابدأ بترسيخ ثقافة الامتنان.
في حين أن العمل عن بعد ليس خيارًا للموظفين الطبيين، إلا أن ساعات العمل المرنة يمكن أن تكون بالتأكيد. منذ أن بدأ الوباء، بدأ المزيد والمزيد من العاملين في مجال الرعاية الصحية في إدراك فوائد العمل بنظام الورديات. نتيجة لذلك، أصبحت الجداول الزمنية المرنة هي القاعدة في الرعاية الصحية. إن الإرهاق والتعب أمر شائع بين المهنيين الطبيين، ويمكن أن تساعد المرونة في جداولهم في منع ذلك.
أظهر استطلاع أجرته شركة Gartner لعام 2021 حول تجربة العامل الرقمي أن ساعات العمل المرنة زادت الإنتاجية بنسبة مذهلة بلغت 43٪. لذلك، فإن توفير المرونة في جدول موظفيك سيؤدي إلى تحسين الصحة العقلية للموظفين ومشاركتهم، بالإضافة إلى نجاح مؤسسة الرعاية الصحية الخاصة بك ككل.
لا يمكن إشراك أي موظف إذا كان لا يزال غير قادر على فهم كيفية عمل عمليات المنشأة وأين تناسب الهيكل التنظيمي بأكمله. هذا هو السبب في أن الإعداد المناسب والتدريب والدعم أو الإرشاد هي جوانب حيوية لخطة مشاركة الموظف.
إذا كان الاتصال الداخلي في مرفق الرعاية الصحية الخاص بك معيبًا أو غير فعال، يمكن أن تتحول جميع جهودك الأخرى بسرعة إلى غبار. تعد قنوات الاتصال الداخلية ضرورية لتدفق المعلومات المناسب في كل مؤسسة، لا سيما عندما تكون حياة الناس على المحك.
يفيدك أيضًا الإطلاع على: خدمات منصة عيادة للمستشفيات
إن تحقيق أهداف الأداء التنظيمي مع الحفاظ على مستوى عالٍ من رعاية المرضى وتجربة العملاء هو دائمًا مقياس يجب على مديري العمليات تحقيق التوازن فيه. الهدف الرئيسي هو القيام بالمزيد بموارد أقل.
نأمل أن تساعدك نصائحنا الخمس لإدارة العمليات لتحسين الإنتاجية وتجربة العملاء في مرافق الرعاية الصحية في العثور على ما هو مفقود وتنظيم سير العمل بطريقة أكثر مرونة.
كل الأشياء التي تم أخذها في الاعتبار، ستؤدي استراتيجية إدارة العمليات الرائعة القائمة على البيانات والتخطيط المناسب حتمًا إلى تجربة أفضل للعملاء وزيادة الإنتاجية لأي منشأة رعاية صحية.
لا تفوت الخدمات المميزة التي تقدمها منصة عيادة للمستشفيات وبادر بالتسجيل من هنا
إذا كنت طبيب يمكنك أن تطلع على خدمات منصة عيادة المميزة لك ولعيادتك من هنا ويمكنك أن تبادر بالتسجيل من هنا
وجدت شغفي في الكتابة في المجال الطبي بعدما قضيت عدة سنوات أكتب في مجالات متعددة، أشعر أن كتابة المحتوى الطبي جزءًا لا يتجزأ مني كطبيب، وأرغب دائمًا في اكتساب خبرات جديدة تدفعني إلى الأفضل.